Diese Datenschutzerklaerung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten im aktuell implementierten Betrieb der B2B-Plattform FromAsia Foods. Sie bildet den technischen Stand ab; die abschliessende rechtliche Pruefung durch qualifizierte deutsche oder europaeische Rechtsberatung bleibt ein externer Arbeitspunkt.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die FISCHI Food GmbH, Bilker Allee 210, 40215 Duesseldorf, Deutschland. Vertreten durch den Geschaeftsfuehrer Changhai Yu.
Kontakt fuer Datenschutzanfragen: [email protected]. Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Ob eine Benennung erforderlich ist, bleibt rechtlich zu pruefen.
2. Rollen von Plattform, Kaeufern und Lieferanten
FISCHI Food GmbH verarbeitet Daten, um die B2B-Plattform bereitzustellen, Unternehmen zu pruefen, Bestellanfragen technisch zu vermitteln, Sicherheit zu gewaehrleisten und rechtliche Pflichten zu erfuellen. Kaeufer und Lieferanten koennen fuer ihre eigenen Geschaeftskontakte, Transaktionsunterlagen, Liefer- und Rechnungsprozesse eigenstaendige Verantwortliche sein.
3. Verarbeitete Datenkategorien
- Accountdaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Unternehmen, Passwort-Hash, Login- und Berechtigungsdaten.
- Unternehmens- und Verifizierungsdaten: Firma, Rechtsform, Anschrift, Kontaktpersonen, Steuerdaten, Geschaeftslizenzdateien, Nachweise, Pruefnotizen, Freigabe- oder Ablehnungsstatus.
- Produkt- und Lieferantendaten: Produktnamen, Beschreibungen, SKUs, Bilder, Kategorien, Zutaten, Allergene, Lagerhinweise, Lieferregionen, Profiltexte und Dokumente.
- Transaktionsdaten: Warenkoerbe, Bestellanfragen, Bestellpositionen, Status, Notizen, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Liefertermine und hochgeladene oder verlinkte Rechnungsinformationen.
- Kommunikationsdaten: E-Mails zu Registrierung, Verifizierung, Passwort-Reset, Bestellungen, Freigaben, Ablehnungen, Support und Sicherheit.
- Technische Daten: IP-Adresse, Browser- und Geraetedaten, Zeitstempel, Sicherheits- und Audit-Logs, notwendige Cookies und Spracheinstellungen.
- Inhaltsmeldungen (Content Notices): Name und E-Mail des Meldenden, betroffene URL oder Produktreferenz, Begruendung, Belege, Dringlichkeit, Entscheidung, Massnahme, Rechtsbehelf und dokumentierte Benachrichtigungen.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Bereitstellung von Accounts, Login, Rollen, Unternehmensprofilen und Bestellanfragen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Unternehmensverifizierung, Lieferantenpruefung, B2B-Vertrauen, Plattformintegritaet, Missbrauchsvermeidung und Regel-Durchsetzung: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
- Erfuellung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Nachweis-, Steuer-, Handels- oder Sicherheitsanforderungen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
- Technische Sicherheit, Zugriffsschutz, Fehlerdiagnose, Audit-Logs, Support und Betrugsvermeidung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- Einwilligungsbasierte Verarbeitung: Marketing, Werbe-Pixel, nicht notwendige Analyse-Tools oder vergleichbare Technologien werden standardmaessig nicht eingesetzt und wuerden eine gesonderte Einwilligung erfordern.
5. Bestellanfragen und Empfaenger
Die Plattform speichert Bestellanfragen, Status, Notizen, Lieferantenbestaetigungen, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Rechnungsinformationen und zugehoerige Metadaten. Relevante Daten werden den jeweils beteiligten Kaeufern, Lieferanten und Administratoren angezeigt. FromAsia Foods verarbeitet nach dem vorgesehenen Modell keine Online-Zahlungen, stellt keine Lieferantenrechnungen aus und fuehrt keine Lieferung aus.
6. Dienstleister und Hosting
App, Datenbank, Uploads und Serverbetrieb werden derzeit auf Infrastruktur von Hetzner in Deutschland betrieben. Cloudflare wird fuer DNS, HTTPS-Auslieferung, Caching und Sicherheitsfunktionen eingesetzt. Transaktionale E-Mails werden ueber Google Workspace/Gmail versendet. Interne Serveradressen, Systempfade und Zugangsdaten werden aus Sicherheitsgruenden nicht veroeffentlicht.
Mit Auftragsverarbeitern werden, soweit erforderlich, Auftragsverarbeitungsvertraege geschlossen. Werden kuenftig Zahlungs-, Analyse-, Marketing-, Support-, CRM- oder Monitoring-Dienste eingefuehrt, wird diese Datenschutzerklaerung vor Aktivierung aktualisiert.
7. Keine Marketingkommunikation standardmaessig
Die Plattform versendet standardmaessig keine Newsletter und keine werbliche E-Mail-Kommunikation. E-Mails dienen insbesondere der Registrierung, E-Mail-Bestaetigung, Passwort-Zuruecksetzung, Unternehmenspruefung, Bestellkommunikation, Sicherheit und dem Betrieb der Plattform.
8. Cookies und aehnliche Technologien
Die Plattform verwendet notwendige Cookies und vergleichbare Technologien fuer Login, Sitzungen, CSRF-Schutz, Sicherheit, angeforderte Spracheinstellungen und den Hinweis zu notwendiger Speicherung. Weitere Informationen finden sich in den Cookie-Hinweisen. Nicht notwendige Analyse- oder Marketingtechnologien werden derzeit nicht geladen.
9. Speicherdauer
- Account- und Unternehmensstammdaten: fuer die Dauer der aktiven Beziehung und danach regelmaessig bis zu 3 Jahre, soweit keine laengeren Pflichten bestehen.
- Bestellanfragen, Transaktionsnotizen und handelsbezogene Unterlagen: regelmaessig 6 Jahre; steuer- oder rechnungsrelevante Unterlagen bis zu 10 Jahre.
- Verifizierungsdokumente und Lieferantennachweise: fuer die aktive Beziehung und danach regelmaessig bis zu 3 Jahre, soweit keine laengeren gesetzlichen oder Streitbeilegungsgruende bestehen.
- Produktbilder und Produktdaten: fuer die aktive Listung und danach regelmaessig bis zu 12 Monate, soweit sie nicht fuer Bestellhistorie, Nachweise oder Streitfaelle benoetigt werden.
- Sicherheits-, Login- und technische Logs: im Regelfall bis zu 90 Tage; sicherheitsrelevante oder noch nicht klassifizierte Vorfaelle im Regelfall bis zu 180 Tage, sofern keine rechtliche Sicherung oder laufende Untersuchung eine laengere Aufbewahrung erfordert.
- Inhaltsmeldungen, Entscheidungen, Rechtsbehelfe und Benachrichtigungsnachweise: fuer die Bearbeitung und Rechtsbehelfsfrist sowie danach nur so lange, wie Nachweis-, Sicherheits-, Streit- oder gesetzliche Gruende dies erfordern; die konkrete Frist bleibt Teil der rechtlichen Pruefung.
10. Betroffenenrechte
Betroffene Personen koennen nach Massgabe der DSGVO Auskunft, Berichtigung, Loeschung, Einschraenkung der Verarbeitung, Datenuebertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann die Einwilligung mit Wirkung fuer die Zukunft widerrufen werden. Anfragen koennen an [email protected]gerichtet werden.
11. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehoerde zu beschweren. Fuer ein Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen kommt insbesondere die Landesbeauftragte fuer Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen in Betracht; die Zustaendigkeit kann im Einzelfall abweichen.
12. Sicherheit und Datenpannen
FISCHI Food GmbH setzt technische und organisatorische Massnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Missbrauch und unbeabsichtigte Aenderung zu schuetzen. Verdachtsfaelle von Datenschutzverletzungen werden geprueft und, soweit gesetzlich erforderlich, an die zustaendige Aufsichtsbehoerde oder betroffene Personen gemeldet.
13. Drittlanduebermittlungen
Soweit Dienstleister Daten ausserhalb der EU oder des EWR verarbeiten, erfolgt dies nur auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses, EU-Standardvertragsklauseln oder anderer nach der DSGVO zulaessiger Mechanismen. Die konkrete Dienstleisterpruefung und die erforderlichen Garantien bleiben Teil der externen rechtlichen und vertraglichen Pruefung.
14. Aktualisierung dieser Erklaerung
Diese Datenschutzerklaerung wird aktualisiert, wenn sich Plattformfunktionen, Dienstleister, Datenkategorien, Zwecke, Rechtsgrundlagen oder Speicherfristen wesentlich aendern. Diese Version orientiert sich insbesondere an Art. 6, 12, 13 und 15 bis 22 DSGVO und stellt keine Bestaetigung einer anwaltlichen Pruefung dar.